Tra cứu hóa đơn điện tử là một trong những bước vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện mỗi khi nhận được hóa đơn để đảm bảo hóa đơn mình nhận hợp pháp, hợp lệ, không làm ảnh hưởng đến việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Khi nhận được hóa đơn, điều đầu tiên kế toán các doanh nghiệp cần phải làm là rà soát các thông tin cơ bản trên hóa đơn; tiếp đó là nhìn bao quát tổng thể hóa đơn để có thể nhận định bằng cảm quan là hóa đơn này là hóa đơn thật hay giả hoặc hóa đơn này đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn và sử dụng theo đúng thời gian thông báo hay chưa. Để có thể làm được điều này một cách chính xác và nhanh chóng nhất thì các doanh nghiệp nên thực hiện việc tra cứu hóa đơn. Hiện nay, việc tra cứu hóa đơn các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng tra cứu trên website của Tổng cục Thuế hoặc thực hiện việc tra cứu trên trang web của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
Việc tra cứu hóa đơn điện tử là một trong những biện pháp hữu hiệu để giúp các doanh nghiệp xác định đượcn nhiều thông tin về bên phát hành hóa đơn bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn. Việc tra cứu hóa đơn cũng có thể biết được hóa đơn điện tử đó có hợp lệ hay không, hóa đơn là giả hay thật,…
Đối với hóa đơn điện tử, việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống là điều khó có thể xảy ra, tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc tra cứu hóa đơn để có những phương án đối với việc hóa đơn mình nhận được hợp pháp, hợp lệ. Cụ thể:
Các trường hợp nên tra cứu hóa đơn điện tử cụ thể như:
Trường hợp 1: Kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa (tra cứu sau 2 ngày từ ngày thông báo phát hành hóa đơn).
Trường hợp 2: Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn điện tử trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn.
Tại các văn bản pháp luật đã quy định rất rõ ràng về các mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp, hợp lệ. Các mức xử phạt này tương đối khắt khe, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cũng như uy tín của doanh nghiệp đối với các đối tác, đặc biệt là các đối tác nước ngoài. Chính bởi vậy, các doanh nghiệp cần có biện pháp để kiểm soát chất lượng của hóa đơn.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được tầm quan trọng của việc tra cứu hóa đơn điện tử trong thực tiễn hoạt động và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp hiện nay.
Việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang được đôn đốc đẩy mạnh triển khai thực hiện. Theo thống kê hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều đã triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với khách hàng việc nhận hóa đơn cũng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Nhất là trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, khách hàng hoàn toàn có thể dễ dàng nhận hóa đơn thông qua số điện thoại, email cá nhân của mình… Điều này tạo ra sự thuận tiện, nhanh chóng và tiết kiệm tối đa thời gian cho việc nhận hóa đơn trực tiếp. Theo quy định của Thông tư 68/2019 thì kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. chính vì vậy, khoảng thời gian này, các nghiệp vụ về hóa đơn như tra cứu hóa đơn, in hóa đơn… kế toán doanh nghiệp cần phải nắm rõ để thực hiện đúng theo quy định
