Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách

Với tính năng vượt trội và những lợi ích đáng kể, hóa đơn điện tử ngày càng được phổ biến và được số đông doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh xảy ra khả năng làm mất, hỏng hóa đơn. Đồng thời, các hóa đơn điện tử sai sót cũng được xử lý nhanh chóng với biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu. Tuy nhiên, đối với một số kế toán đã quen sử dụng hóa đơn giấy thì cách thức lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử vẫn khiến kế toán lúng túng. Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách sẽ được gửi đến quý bạn đọc ngay sau đây.

1. Hóa đơn điện tử có định dạng như thế nào?

Nếu như hóa đơn giấy có nhiều liên để giao cho các bên lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất và không có khái niệm liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó.

Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập và ký số theo các quy định hiện hành. Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file: bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) với nội dung, hình thức như một tờ hóa đơn thông thường và file dữ liệu hóa đơn (thường ở định dạng XML). Trong đó:

– Bản thể hiện của hóa đơn (file có định dạng PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.

– File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file là file dữ liệu hóa đơn (XML) và bản thể hiện hóa đơn (PDF). Về mặt bản chất, doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ file có định dạng XML là đủ. Còn trong trường hợp doanh nghiệp muốn có một bản lưu trữ bằng giấy tờ cụ thể thì có thể thực hiện chức năng chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi, ghi sổ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy cũng phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Người bán hàng hóa được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông, vận chuyển hàng hóa và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Do đó, trong trường hợp bản chuyển đổi này bị mất, hỏng,… thì chỉ còn bản điện tử dạng XML là có giá trị pháp lý. Kế toán nên chú ý điều này để việc lưu trữ, sử dụng hóa đơn chứng từ được chính xác, an toàn và hợp pháp. 

https://congnghe360.edu.vn/

https://congnghe360.edu.vn/tin-tuc

Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xóa, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là không thể tránh  khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

 

Các bài viết liên quan:

Công nghệ var là gì

Xuống dòng trong ô excel

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *