Hằng ngày, công việc của kế toán liên quan đến nhiều loại hóa đơn, chứng từ phức tạp khác nhau. Vì vậy tình huống phát sinh sai sót là việc khó tránh khỏi trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Đối với những doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử có sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử thì cách xử lý sai sót khá đơn giản. Còn với doanh nghiệp vẫn đang tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cách xử lý khi mất hóa đơn liên 2 đã giao khách hàng khiến nhiều kế toán lúng túng. Kế toán có thể tham khảo bài viết sau đây để xử lý kịp thời nếu gặp phải trường hợp này.
1. Cách xử lý khi mất hóa đơn liên 2 đã giao cho khách hàng
Bước 1: Khi phát hiện mất hóa đơn, doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định được nêu rõ tại Khoản 1 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Bước 2: Bên bán và bên mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu trên biên bản và bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn đó, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
Bên mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của bên bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế. Đồng thời, bên bán và bên mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.
2. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn
Đối với hành vi làm mất hóa đơn (liên 2-liên giao cho khách hàng), doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 6 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; không bao gồm trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì DN sẽ không bị phạt tiền.
Đối với hóa đơn đã lập bị mất, cháy, hỏng (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai thuế và nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Nếu như người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
Đối với trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.
Còn với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
Mức phạt trên là đối với doanh nghiệp làm mất hóa đơn. Nếu như làm mất hóa đơn mà doanh nghiệp có hành vi trốn tránh hoặc không làm báo cáo, hoặc làm báo cáo chậm sau 5 ngày thì có thể bị xử phạt tiếp về việc nộp chậm báo cáo theo Điều 13 Thông tư 10/2014/TT-BTC và được bổ sung bởi Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC.
